Как написать повторное письмо

Повторное письмо — это эффективный способ напомнить о себе, если на первое сообщение не пришел ответ. Однако важно соблюдать вежливость и тактичность, чтобы не выглядеть навязчивым. В этой статье рассмотрим, как правильно составить повторное письмо.

1. Выберите подходящее время

Прежде чем отправлять повторное письмо, убедитесь, что прошло достаточно времени с момента первой отправки. Оптимальный срок — 5–7 рабочих дней.

2. Используйте правильный заголовок

Заголовок должен быть четким и указывать на то, что это напоминание. Например:

• "Напоминание: [Тема первоначального письма]"
• "Повторное письмо: [Тема]"
• "Уточнение по поводу [Тема]"

3. Начните с вежливого вступления

В первой строке упомяните, что это повторное обращение, и поблагодарите адресата за внимание. Например:

"Добрый день, [Имя]. На всякий случай отправляю напоминание о своем предыдущем письме от [дата]. Благодарю за уделенное время!"

4. Кратко изложите суть

Повторно сформулируйте свою просьбу или вопрос, но сделайте это лаконично. Можно добавить новую информацию, если она появилась.

5. Предложите альтернативы

Если уместно, дайте адресату возможность ответить удобным способом. Например:

• "Если вам удобнее обсудить это по телефону, готов подключиться в любое время."
• "Если сейчас не лучшее время, дайте знать, когда вам будет удобно вернуться к этому вопросу."

6. Завершите письмо вежливо

Завершающая фраза должна оставить положительное впечатление. Примеры:

• "Спасибо за понимание!"
• "Буду благодарен за ответ, когда у вас будет возможность."

Пример повторного письма

Заключение

Повторное письмо — это не просто напоминание, а возможность проявить уважение и профессионализм. Следуя этим рекомендациям, вы увеличите шансы на ответ и сохраните хорошие отношения с адресатом.