Как правильно составить письмо о взыскании задолженности

Письмо о взыскании задолженности - официальный документ, требующий соблюдения определенных правил составления. Рассмотрим структуру и содержание такого письма.

1. Основные элементы письма

2. Пошаговая инструкция составления

2.1. Шапка документа

1. Укажите полное наименование вашей организации
2. Добавьте реквизиты должника
3. Проставьте дату и исходящий номер письма
4. Напишите заголовок "О погашении задолженности"

2.2. Основной текст

• Укажите основание возникновения долга:
  • Номер и дату договора
  • Номер накладной или акта
  • Другие подтверждающие документы
• Конкретизируйте сумму задолженности:
  1. Основной долг
  2. Пени и штрафы (если предусмотрены)
  3. Общая сумма к оплате

3. Образец структуры письма

• "Напоминаем, что согласно договору №___ от ___"
• "По состоянию на ___ сумма задолженности составляет ___"
• "Просим погасить задолженность до ___"
• "В случае неуплаты будем вынуждены ___"

Важные формулировки

• Избегайте эмоциональных выражений
• Используйте официально-деловой стиль
• Ссылайтесь на конкретные пункты договора
• Указывайте точные суммы и сроки

4. Способы отправки письма

1. Заказное письмо с уведомлением о вручении
2. Курьерская доставка с отметкой о получении
3. Электронная почта с запросом подтверждения
4. Личное вручение под роспись

Рекомендации

• Сохраняйте копию отправленного письма
• Фиксируйте факт отправки и получения
• Прикладывайте копии подтверждающих документов
• Соблюдайте досудебный порядок урегулирования