Эффективная деловая переписка требует соблюдения определенных правил. Рассмотрим элементы, которые следует исключить из профессиональных и официальных писем.
Содержание
Эффективная деловая переписка требует соблюдения определенных правил. Рассмотрим элементы, которые следует исключить из профессиональных и официальных писем.
1. Неуместные личные комментарии
- Критические замечания о внешности или личных качествах
- Непрошенные советы по личным вопросам
- Обсуждение здоровья или семейных обстоятельств без необходимости
- Политические или религиозные высказывания
2. Непрофессиональные выражения
| Категория | Примеры |
| Сленг и жаргонизмы | "Это полный отстой", "разборки" |
| Чрезмерная эмоциональность | "Я в бешенстве", "это ужасно" |
| Неопределенные формулировки | "Как-нибудь", "кое-что" |
3. Конфиденциальная информация
Что следует исключить:
- Пароли и данные для входа в системы
- Банковские реквизиты (без защиты)
- Персональные данные третьих лиц
- Коммерческая тайна организации
4. Проблемные формулировки
- Обвинения без доказательств ("Вы сорвали сроки")
- Ультиматумы без обоснования
- Избыточное использование заглавных букв
- Многословие и отсутствие структуры
- Негативные прогнозы и пессимизм
5. Неуместные вложения и форматы
- Слишком большие файлы без предупреждения
- Форматы, требующие специального ПО
- Неподписанные документы
- Неотредактированные черновики
- Поврежденные архивы
6. Примеры неудачных фраз
| Неудачная фраза | Лучшая альтернатива |
| "Это не моя проблема" | "Предлагаю обратиться к [специалисту]" |
| "Вы ничего не понимаете" | "Позвольте уточнить детали" |
| "Срочно!!! Немедленно ответьте!" | "Прошу ответить до [дата]" |
Избегая этих элементов в письмах, вы повысите эффективность деловой переписки и создадите профессиональный имидж.
